Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

KK Wind Solutions Polska Sp. z o.o.

 

1. Przedmiot procedury zgłoszeń wewnętrznych 

KK Wind Solutions Polska Sp. z o.o. („Spółka”) pragnie zachęcić do otwartego dialogu we wszystkich kwestiach związanych z metodami biznesowymi Spółki, jej spółek powiązanych (zwanych dalej "Grupą KK"), zgodnością z polityką firmy lub kwestiami, które są uważane za niezgodne z prawem. 

Celem Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Spółce jest zapewnienie bezpiecznego środowiska, w którym pracownicy oraz inne osoby zatrudnione w ramach Spółki mają pewność, że mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o działania odwetowe. W ten sposób Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma przyczyniać się do wykrywania poważnych błędów i zaniedbań oraz zapobiegania im w najszerszym możliwym zakresie.    

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest uzupełnieniem bezpośredniej i codziennej komunikacji w miejscu pracy dotyczącej błędów, niezadowalających warunków itp.
Zgłoszenia wewnętrzne są składane elektronicznie za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości poprzez portal internetowy Safe2Whistle, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem intranetu lub Internetu. (https://report.whistleb.com/pl/kkwindsolutions)

 

2. Kto może zgłaszać i gdzie? 

Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane przez osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) („Ustawa”), w tym przez pracowników Spółki, osoby ubiegające się o zatrudnienie w Spółce, osoby świadczące usługi na rzecz Spółki na innej niż stosunek pracy podstawie, członkowie organów Spółki, czy też pracownicy lub współpracownicy klientów lub kontrahentów Spółki.  

 

3. Co można zgłosić?

Do systemu zgłaszania nieprawidłowości Spółki można zgłaszać naruszenia dotyczące obszarów wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy, w tym:

• korupcji;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• ochrony środowiska.

Zasadniczo system zgłaszania nieprawidłowości nie może być wykorzystywany do wyrażania niezadowolenia z poziomu wynagrodzenia, drobnych naruszeń, takich jak naruszenie wytycznych dotyczących palenia tytoniu oraz mniej poważnych konfliktów i nieporozumień w miejscu pracy. Zamiast tego Spółka odsyła do zgłaszania takich przypadków zgodnie z ogólnymi zasadami Spółki.
 

4. Jak zgłosić naruszenie

W przypadku zgłoszenia, informacje wymienione poniżej będą przydatne w związku z działaniami następczymi w sprawie:

• Opis przedmiotowej sprawy, w tym data, miejsce i nazwisko(a) zaangażowanej(ych) osoby(osób);
• Wszelka dokumentacja lub dowody dotyczące naruszenia lub inne informacje, które mogą pomóc w postępowaniu wyjaśniającym;

Od Ciebie zależy, czy chcesz zgłosić sprawę ujawniając swoją tożsamość, czy anonimowo. Jeśli zdecydujesz się zgłosić sprawę anonimowo, pamiętaj, że istnieje ryzyko, że Twoje zgłoszenie może być trudniejsze do zbadania. Dlatego ważne jest, aby regularnie śledzić swoje zgłoszenie na portalu dla sygnalistów, aby sprawdzić, czy Dział ds. sygnalistów Spółki ma jakieś dodatkowe pytania dotyczące zgłoszenia.

W przypadku, jeśli wybierzesz anonimowość ważne jest, aby nie podawać swojego imienia i nazwiska w żadnym miejscu w zgłoszeniu.

 

5. Jak rozwiązujemy sprawę zgłoszenia

Jak wspomniano powyżej, zgłoszenia mogą być dokonywane elektronicznie za pośrednictwem portalu internetowego Safe2Whislte, który jest dostępny za pośrednictwem intranetu lub Internetu. Dokonując zgłoszenia rozpatrywanego zgodnie z niniejszą Procedurą, należy wybrać, że zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Spółki, poprzez wskazanie, że do naruszenia doszło w polskiej Spółce. 

Jednostka ds. sygnalistów w Grupie KK przyjmuje wszystkie zgłoszenia i przekazuje je do Spółki.

Dział ds. sygnalistów w Spółce składa się z upoważnionego członka zarządu Spółki.  

Zgłoszenia dotyczące członka Działu ds. sygnalistów w Spółce będą rozpatrywane przez innego członka zarządu Spółki. 

Po przekazaniu zgłoszenia przez Dział ds. sygnalistów w Grupie KK do Spółki, Dział ds. sygnalistów w Spółce dokonuje wstępnej oceny zgłoszenia. W szczególności dokonuje weryfikacji, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia podlegającego rozpatrzeniu zgodnie z niniejszą Procedurą. Jeżeli wstępna ocena Twojego zgłoszenia wykaże, że nie podlega ono rozpatrzeniu zgodnie z niniejszą Procedurą lub w zgłoszeniu nie zawarto dostatecznych informacji, pozwalających na podjęcie działań następczych, Dział ds. sygnalistów w Spółce poinformuje Cię niezwłocznie o odmowie wszczęcia procedury podejmowania działań następczych, wskazując jednocześnie przyczyny odmowy.

Nie później niż 7 dni po otrzymaniu zgłoszenia w systemie zgłaszania nieprawidłowości otrzymasz potwierdzenie jego otrzymania. Otrzymasz informację zwrotną nie później niż 3 miesiące od otrzymania tego potwierdzenia. Nie otrzymasz potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i/lub informacji zwrotnej, jeżeli nie podałeś przy dokonywaniu zgłoszenia adresu do kontaktu lub nie założyłeś konta na portalu umożliwiającego śledzenie zgłoszenia.

Dział ds. sygnalistów podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności, w celu należytego rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego.

 

6. Ochrona sygnalistów

Spółka nie toleruje nękania, działań mściwych, odwetu ani innych rodzajów sankcji wobec osób, które w dobrej wierze dokonały zgłoszenia.

Nawet jeśli nie dokonałeś anonimowego zgłoszenia, Twoja tożsamość zostanie zachowana w poufności. Twoje dane osobowe, pozwalające na ustalenie tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za Twoją wyraźną zgodą.

Nie wolno Ci świadomie zgłaszać nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd informacji za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości. Osoby, które dokonują zgłoszeń w złej wierze, nie są chronione przez niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz Ustawę i mogą podlegać sankcjom wynikającym z prawa pracy, w tym ewentualnemu zwolnieniu.

 

7. Obowiązek zachowania poufności i ochrona danych osobowych 

Dział ds. sygnalistów w Spółce podlega szczególnemu obowiązkowi zachowania poufności. Ponadto każda osoba zaangażowana w dochodzenie w sprawie zgłoszenia podlega temu samemu szczególnemu obowiązkowi zachowania poufności w odniesieniu do wszelkich informacji, które były lub są przedmiotem dochodzenia w sprawie zgłoszenia otrzymanego za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Prowadzenie działań w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Ogólna informacja na temat przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem działań w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych jest dostępna poniżej.

Administratorem danych osobowych („Dane”) przetwarzanych w związku z dokonaniem zgłoszenia na podstawie Procedury jest Spółka, e-mail: poland@kkwindsolutions.com („Administrator”). W sprawach związanych z Danymi prosimy kontaktować się z Administratorem na wskazany adres jego siedziby, mailem na adres: GDPR@kkwindsolutions.com. Dane przetwarzane są w celu weryfikacji zgłoszenia i podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem. Podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny), a w niektórych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na konieczności przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego). W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli dobrowolna zgoda na przetwarzanie Danych. W przypadku przekazania szczególnych kategorii Danych (np. dotyczących zdrowia), podstawą prawną przetwarzania Danych jest, w zależności od okoliczności, art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej), art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń) lub art. 9 ust. 2 lit. g) RODO (przetwarzanie niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym). Administrator może także, w razie konieczności, przetwarzać Dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora. Podstawami przetwarzania Danych są art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO. Podanie Danych jest dobrowolne. W zakresie Danych, które nie są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której Dane dotyczą – Dane będą pozyskiwane od sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, świadków, a także w wyniku działań wyjaśniających prowadzonych przez Administratora. Dane te będą dotyczyć kwestii związanych ze zgłoszeniem i naruszeniem, o którym mowa w zgłoszeniu. Mogą dotyczyć w szczególności działań i zaniechań, czasu i miejsca działań i zaniechań, interakcji z innymi osobami, sposobu i zakresu korzystania z narzędzi służbowych, w tym oprogramowania i systemów IT, interakcji z innymi podmiotami, w tym zewnętrznymi w stosunku do Administratora. Dane mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług i rozwiązań informatycznych, doradcom zewnętrznym, audytorom i/lub ekspertom, podmiotom świadczącym usługi prawne (doradcom prawnym), jak również podmiotom należącym do tej samej grupy kapitałowej co Administrator, o ile będzie to dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawa. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Administrator usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania – nie ma to zastosowania w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W związku z tym, że Administrator przetwarza Dane, osobom, których dane są przetwarzane przysługują prawa: do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, żądania dostępu do Danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia Danych. Możliwość skorzystania z powyższych praw może zależeć od podstawy przetwarzania danej kategorii Danych. Ponadto w takim zakresie w jakim Administrator przetwarza Dane na podstawie zgody, osobie, której Dane są przetwarzane przysługuje prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie poprzez kontakt pisemny lub za pośrednictwem e-mail – dane kontaktowe wskazane są powyżej. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, do którego doszło przed cofnięciem zgody. Przysługuje także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Dane nie są przetwarzane w sposób, który jest związany z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
 

*****

Prosimy o kontakt (e-mail: MB_Whistleblowing_questions@kkwindsolutions.com) w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Polityki zgłoszeń wewnętrznych. Ten adres e-mail nie jest przeznaczony do zgłaszania naruszeń.

Żadne z postanowień niniejszej Procedury nie stoi na przeszkodzie ani nie uniemożliwia Ci dokonania zgłoszenia określonych w Procedurze do odpowiednich krajowych organów publicznych oraz w stosownych przypadkach, do instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie i mającymi zastosowanie przepisami prawa unijnego.

Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) jest organem centralnym, właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach określonych w niniejszej Procedurze, ich wstępnej weryfikacji i przekazania organom publicznym właściwym celem podjęcia działań następczych. Aktualną informację na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych właściwych organów publicznych, w tym Rzecznika Praw Obywatelskich.

Możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego na zasadach określonych w Procedurze. Jednakże, Spółka zachęca do skorzystania w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów zgłoszeń, jako że Spółka zobowiązała się do prowadzenia działalności w sposób uczciwy i etyczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w większości przypadków kwestię naruszeń można skutecznie rozwiązać wewnętrznie.